Mikäli et vielä ole aktivoinut kululasku-toimintoa yrityksellesi, löydät ohjeistuksen aktivointiin täältä.
Hyväksyntää odottavat kululaskut löydät Hubin Expenses-sivulta, valitsemalla luettelosta Expense claims-välilehden.
Tarkistusta vaativat kululaskut löydät Submitted-välilehdeltä.
Voit tarvittaessa muokata näitä painamalla Edit. Huomioithan, että kululaskua ei voi enää muokata hyväksymisen jälkeen.Hyväksy kululaskut valitsemalla useita kerrallaan tai avaamalla ne yksi kerrallaan. Kohteiden valitseminen avaa työkalupalkin josta valitset Approve.
Hyväksymisen jälkeen voit luoda vientijonon kirjanpidon vientiä varten. Valitse Approved-välilehdeltä kohteet, jotka haluat merkitä vietäviksi ja paina Move to export queue.
Voit nyt luoda vientitiedostoja! Valitse jonoista kaikki kululaskut tai ne, jotka haluat sisällyttää vientitiedostoon. Tämän jälkeen työkalupalkkiin ilmestyy erilaisia vaihtoehtoja vientiä varten.
Bookkeeping export luodaan sen kirjanpitojärjestelmän perusteella, jonka olet valinnut malliksi. Kirjanpitovienti generoi CSV- ja PDF-tiedostot, jotka voit ladata omaan kirjanpitojärjestelmääsi.
Payment export luo XML-tiedoston, jota voidaan käyttää korvausten maksamiseen työntekijöille. Se on standardoitu SEPA-maksutiedosto, joka sisältää yhden maksun työntekijää kohden sekä kaikkien vietyjen matkalaskujen kokonaismäärän. Lisäksi luodaan PDF-tiedosto, jonka avulla maksut voi tehdä manuaalisesti.
Valmista! Nyt voit ladata tiedostoja ja viedä ne haluamiisi järjestelmiin.
Aiemmat viennit löytyvät kohdasta Export history. Täältä voit tarvittaessa ladata vientitiedostot uudelleen ja tarkistaa, mitkä kohteet sisältyivät mihinkin vientiin.