Vientitiedosto sisältää PDF-tiedoston, jossa kaikki kuitit on yhdistetty vastaaviin tapahtumatietoihin, sekä CSV-tiedoston, joka sisältää kaikki tapahtuma- ja kirjanpitotiedot. Huomioithan, että vain hyväksytyt kulut sisältyvät vientiin. Lue lisää kulujen hyväksymisestä täältä.
Miten luon kuluraportteja Hubissa?
Aloita valitsemalla haluamasi vientitapa siirtymällä Hubissa kohtaan Settings → Export ja valitsemalla joko template tai integration. Template luo koneellesi tiedoston, jonka voit manuaalisesti syöttää kirjanpitojärjestelmääsi, kun taas integration-toiminnolla aineisto siirtyy integraatiolla kirjanpitojärjestelmäänne. Jotta organisaatio voi hyödyntää integraatiota, varmistattehan, että teillä on riittävä paketti kirjanpitojärjestelmänne puolella aktivoituneena.
Vienti Export queue -toiminnon avulla
Siirry Expenses-sivulle Zevoy Hubissa.
Submitted-kohdassa näet kulut, jotka vaativat tarkistusta. Avaa kulut muokattavaksi tarvittaessa ja hyväksy ne yksittäin tai useita kerralla. Vinkki! Voit käyttää Filter-toimintoa suodattaaksesi esimerkiksi kaikki tammikuun kulut. Tämän jälkeen voit napsauttaa Select all -painiketta sivun keskellä valitaksesi kaikki tammikuun kulut kerralla.
Olet nyt valmis luomaan Export queue:n! Valitse Approved-kohdasta kulut, jotka haluat lisätä vientiin, ja napsauta Move to export queue. Kulut katoavat näkymästäsi ja löydät ne nyt Export queue -tilasta.
Export queue auttaa sinua seuraamaan, mitkä kulut on merkitty vientiä varten, mikä helpottaa tapahtumien tarkistamista kuukauden aikana.
Olet nyt valmis luomaan vientitiedostoja! Export queue -tilassa voit valita kaikki kulut tai vain tietyt vietävät kulut, ja työkalupalkista avautuvat vientivaihtoehdot:
Revise – Siirrä valitut kulut takaisin Approved-tilaan.
Move to Exported – Jos et halua luoda vientitiedostoa, tai tehdä vientiä, mutta haluat siirtää kulut Exported-tilaan, valitse tämä vaihtoehto.
Preview – Luo esikatselu tarkistaaksesi tiedosto ennen vientiä. Tämä ei muuta viennin tilaa, eikä vie kuluja kirjanpitoon.
Export – Napsauta Export luodaksesi ja ladataksesi CSV- ja PDF-tiedostot.
Klikkaa Export viimeistelläksesi prosessin ja tehdäksesi viennin!
Exported-sarakkeesta näet, mitkä viennit on jo tehty. Vihreä valintamerkki tarkoittaa, että vienti onnistui.
Aiemmat viennit löytyvät Export history -osiosta. Voit tarvittaessa ladata vientitiedostoja uudelleen ja tarkistaa, mitkä kulut sisältyivät mihinkin vientiin.
Etkö löydä kirjanpito-ohjelmaasi?
Jos kirjanpito-ohjelmaasi ei ole listattu, valitse Zevoy Default Format. PDF-tiedosto sisältää kaikki kuitit yhdistettynä kulutietoihin. Kirjanpito-ohjelmassasi voit kohdistaa laskurivit manuaalisesti Export-tiedoston avulla.
Jos kohtaat ongelmia viennin kanssa, ota yhteyttä tukeemme sähköpostitse osoitteessa [email protected].
Haluatko viedä kulusi integraation avulla kirjanpitojärjestelmääsi?
Katso Procountor ohjeet täältä.
Katso Netvisor ohjeet täältä.
Katso NetSuite ohjeet täältä.