Vientitiedosto sisältää PDF-tiedoston, jossa kaikki kuitit on yhdistetty vastaaviin tapahtumatietoihin, sekä CSV-tiedoston, joka sisältää kaikki tapahtuma- ja kirjanpitotiedot. Huomioithan, että vain hyväksytyt kulut sisältyvät vientiin. Lue lisää kulujen hyväksymisestä täältä.
Miten luon kuluraportteja Hubissa?
Ensisijainen tapa viedä tapahtumat kirjanpitoon on Export queue -toiminto Expenses- tai Travel claims -sivulla. Useimmat organisaatiot käyttävät tätä menetelmää, ja niille Export-sivu ei ole enää käytettävissä. Mikäli organisaatiosi kuitenkin yhä käyttää Export-sivua, ohjeet sen käyttöön löytyvät tämän artikkelin lopusta.
Aloita valitsemalla haluamasi vientitapa siirtymällä kohtaan Settings → Export ja valitsemalla joko template tai integration.
Vienti käyttämällä Export queue -tilaa (oletusmenetelmä)
Siirry Expenses-sivulle Zevoy Hubissa.
Submitted-kohdassa näet kulut, jotka vaativat tarkistusta. Avaa kulut muokattavaksi tarvittaessa ja hyväksy ne yksittäin tai useita kerralla. Vinkki! Voit käyttää Filter-toimintoa suodattaaksesi esimerkiksi kaikki tammikuun kulut. Tämän jälkeen voit napsauttaa Select all -painiketta sivun keskellä valitaksesi kaikki tammikuun kulut kerralla.
Olet nyt valmis luomaan Export queue:n! Valitse Approved-kohdasta kulut, jotka haluat lisätä vientiin, ja napsauta Move to export queue. Kulut katoavat näkymästäsi ja löydät ne nyt Export queue -tilasta.
Export queue auttaa sinua seuraamaan, mitkä kulut on merkitty vientiä varten, mikä helpottaa tapahtumien tarkistamista kuukauden aikana.
Olet nyt valmis luomaan vientitiedostoja! Export queue -tilassa voit valita kaikki kulut tai vain tietyt vietävät kulut, ja työkalupalkista avautuvat vientivaihtoehdot:
Revise – Siirrä valitut kulut takaisin Approved-tilaan.
Move to Exported – Jos et halua luoda vientitiedostoa, tai tehdä vientiä, mutta haluat siirtää kulut Exported-tilaan, valitse tämä vaihtoehto.
Preview – Luo esikatselu tarkistaaksesi tiedosto ennen vientiä. Tämä ei muuta viennin tilaa, eikä vie kuluja kirjanpitoon.
Export – Napsauta Export luodaksesi ja ladataksesi CSV- ja PDF-tiedostot.
Klikkaa Export viimeistelläksesi prosessin ja tehdäksesi viennin!
Exported-sarakkeesta näet, mitkä viennit on jo tehty. Vihreä valintamerkki tarkoittaa, että vienti onnistui.
Aiemmat viennit löytyvät Export history -osiosta. Voit tarvittaessa ladata vientitiedostoja uudelleen ja tarkistaa, mitkä kulut sisältyivät mihinkin vientiin.
Vienti käyttämällä Export-sivua (organisaatioille, joilla tämä toiminto on vielä käytössä)
Jos organisaatiollasi on yhä käytössä Export-sivu, voit myös tehdä viennin sieltä.
Siirry Export-sivulle.
Valitse aikaväli kuluille, jotka haluat viedä, esim. 1.–31. tammikuuta 2025.
Valitse oikea template avattavasta pudotusvalikosta. Template vastaa kirjanpito-ohjelmaasi.
Klikkaa Generate.
Export-tiedostosi on nyt ladattavissa ja vietävissä kirjanpito-ohjelmaasi.
Kun valitset Mark selected expenses as exported viennin yhteydessä, valitut kulut siirtyvät automaattisesti Approved-välilehdeltä Exported-välilehdelle Review-sivulla.
Etkö löydä kirjanpito-ohjelmaasi?
Jos kirjanpito-ohjelmaasi ei ole listattu, valitse Zevoy Default Format. PDF-tiedosto sisältää kaikki kuitit yhdistettynä kulutietoihin. Kirjanpito-ohjelmassasi voit kohdistaa laskurivit manuaalisesti Export-tiedoston avulla.
Jos kohtaat ongelmia viennin kanssa, ota yhteyttä tukeemme sähköpostitse osoitteessa [email protected].
Haluatko viedä kulusi integraation avulla kirjanpitojärjestelmääsi?
Katso Procountor ohjeet täältä.
Katso Netvisor ohjeet täältä.
Katso NetSuite ohjeet täältä.