Aloita varmistamalla, että olet täyttänyt kaikki vientiin tarvittavat ennakkotiedot Hubissa. Lisäohjeita matkalaskujen viennin määrittelemisestä löydät täältä.
Huomioithan, että korvaushakemukset pitää hyväksyä ennen kun ne voi viedä kirjanpitoon tai tulorekisteriin:
Mene Claims-sivulle Hubissa.
Submitted-välilehdeltä löydät tarkistusta vaativat korvaushakemukset. Voit tarpeen mukaan muokata hakemuksia painamalla Edit. On tärkeää huomata, että hyväksymisen jälkeen matkalaskua ei voi enää muokata.
Tarkistuksen jälkeen voit hyväksyä kaikki vietävät korvaushakemukset.
Tämän jälkeen voit luoda vientijonon kirjanpidon vientiä varten. Valitse Approved-välilehdeltä kohteet, jotka haluat merkitä vietäviksi ja paina Move to export queue. Kohteiden valitseminen avaa työkalupalkin
Nyt voit luoda viennin! Valitse jonosta kaikki matkalaskut tai ne, jotka haluat viedä. Työkalupalkkiin ilmestyy tämän jälkeen eri vaihtoehtoja vientiä varten.
Revise - siirrä valitut kohteet takaisin hyväksyttyyn tilaan.
Move to exported - mikäli et halua luoda vientitiedostoa, mutta haluat siirtää kohteet vietäväksi voit valita Move to exported.
Preview - luo esikatselu ja tarkastele tiedostoa ennen lopullista vientiä. Tämä toiminto ei muuta kohteiden tilaa vientijonossa.
Export - tämän toiminnon avulla voit luoda minkä tahansa haluamasi viennin: maksu-, kirjanpito- tai tulorekisteriviennin.
Payment export luo XML-tiedoston, jota voidaan käyttää korvausten maksamiseen työntekijöille. Se on standardoitu SEPA-maksutiedosto, joka sisältää yhden maksun työntekijää kohden sekä kaikkien vietyjen matkalaskujen kokonaismäärän. Lisäksi luodaan PDF-tiedosto, jonka avulla maksut voidaan suorittaa manuaalisesti.
Bookkeeping export, kirjanpitoa vientiä varten luodaan tiedostot valitsemasi kirjanpitojärjestelmän mukaan. Päivärahoja ja kilometrikorvauksia varten luodaan erilliset CSV-tiedostot. Lisäksi luodaan PDF-tiedosto. Kirjanpidon vientitiedostoa ei voi käyttää maksujen suorittamiseen.
Incomes register export lähettää raportin suoraan Suomen tulorekisteriin integraation kautta. Lisää tulorekisterin viennistä löydät täältä.
Run all of the above suorittaa kaikki edellä kuvatut export toiminnot. Valitut kohteet siirretään automaattisesti kohtaan Exported, jos tämä toiminto valitaan.
Valitut tiedostot ladataan automaattisesti.
Exported-sarake auttaa sinua seuraamaan, mitä vientejä on luotu. Vihreä merkki tarkoittaa, että vienti onnistui. Sininen tarkoittaa, että vienti on vielä käsittelyssä. Huomioithan, että tulorekisterin viennissä tämä voi kestää jopa muutaman minuutin. Punainen tarkoittaa, että vienti on epäonnistunut, napsauttamalla sitä saat lisätietoja epäonnistumisesta.
Aiemmat viennit löytyvät kohdasta Export history. Täältä voit tarvittaessa ladata vientitiedostot uudelleen ja tarkistaa, mitkä kohteet sisältyivät mihinkin vientiin.