Tilien ja verokoodien lisääminen
Zevoy Hubissa siirry Settings -sivun Accounting -välilehdelle:
Lisää kuluille vastatili Contra account -kohdasta. Vastatilin lisääminen on pakollinen.
Vastatiliksi voi asettaa tiliöintioletuksien ostolaskujen debet-oletustili.Lisää haluamasi tilit, ja varmista että nämä täsmäävät Procountor tiliesi kanssa. Lue lisää tileistä täältä.
Lisää alv-tilit saamisiin (ingoing) sekä velkoihin (outgoing).
Lisää ja varmista että verokoodit ovat oikein. Muista myös valita verokoodin tyyppi: yleinen (standard) tai käänteinen (reverse).
Yleisin Procountor -verokoodi on vat_1, kotimainen ALV.
Yleinen arvonlisävero - kun arvonlisävero sisältyy hintaan ja palautetaan myöhemmin.
Käänteinen arvonlisävero - erikoistapauksissa (esimerkiksi jos ostat palveluita kotimaan ulkopuolelta, mutta EU:n sisältä) arvonlisävero ei sisälly hintaan ja maksetaan sekä palautetaan erikseen kotimaassa.
Kategorioiden ja tagien lisääminen
Kategoritat yhdistävät kulut tileihin ja verokoodeihin, sekä oikeaan alv-kantaan. Luo kategoriat joista kortinhaltijat voivat valita kuitteja palauttaessa. Varmista että jokaiselle ostolle on valittu kategoria ennen Procountor vientiä.
Lisää myös haluamasi tagit, ja varmista että nämä täsmäävät Procountor tietojen kanssa.
Ohjeet miten tuot tagisi suoraan Procountorista täältä.
Integraation aktivointi
Zevoy Hubissa, mene Settings sivulle, siirry sieltä Export-välilehdelle ja valitse Procountor.
Paina Activate, Connect to Procountor, kirjaudu Procountoriin omilla tunnuksilla ja hyväksy yhteys.
Kirjautumisen jälkeen sinut siirretään takaisin Zevoyn Hubiin.
Valmista!
Vie kulut suoraan Procountoriin
Riippuen siitä, mitkä asetukset sinulla ovat aktiivisena, tapahtumien vieminen kirjanpitoon onnistuu eri tavoin: joko Expenses- tai Export-sivun kautta.
Vie kulut Export sivun kautta
Mene Zevoy Hubissa Export sivulle.
Valitse toivottu ajanjakso kuluillesi.
Valitse Procountor Integration template-valikosta.
Paina Export to Procuntor.
Saat vahvistuksen kun kulut ovat onnistuneesti viety!
Vie kulut Expenses sivun kautta
Mene Zevoy Hubissa Expenses-sivulle.
Kohdasta Submitted löydät tarkistusta vaativat kulut. Muokkaa kuluja tarvittaessa, ja kun ne on tarkistettu, hyväksy ne joko yksitellen tai valitsemalla useampi.
Nyt voit luoda itsellesi vientijonon. Valitse kohteet, jotka haluat merkitä vietäviksi kohdassa Approved ja valitse Move to export queue. Kohteiden valitseminen paljastaa työkalupalkin.
Vientijono auttaa sinua seuraamaan, mitkä kohteet on merkitty vientikelpoisiksi, ja helpottaa kohteiden tarkistusta kuukauden aikana.Nyt olet valmis luomaan vientiä! Valitse Export queue-kohdassa kaikki kulut tai valitse ne, jotka haluat viedä, ja viennin vaihtoehdot tulevat näkyviin työkalupalkkiin.
Revise - siirrä valitut kohteet takaisin hyväksyttyyn tilaan.
Move to exported - et halua luoda raportteja, mutta haluat siirtää kohteet vietäväksi? Valitse Move to exported.
Preview - esikatsele raportteja ja tarkastele tiedostoa ennen vientiä. Tämä toiminto ei muuta kohteiden tilaa viennissä.
Export - valitsemalla Export, valitut kohteet viedään suoraan Procountoriin.
Valitse Export to Procountor!
Exported sarakkeessa voit seurata, mitä vientejä on luotu. Vihreä merkki tarkoittaa, että vienti on onnistunut.
Aiemmat viennit löytyvät kohdasta Export history. Täältä voit tarvittaessa ladata vientitiedostot uudelleen ja tarkistaa, mitkä kohteet sisältyivät mihinkin vientiin.
Mikäli integraatiota ei ole vielä aktivoitu, tai sen deaktivoitunut, sinut pyydetään kirjautumaan sisään Procountoriin ja vahvistamaan yhteyksen ennen kun kuluja voidaan viedä.
Onnistuneen exportin jälkeen, kulut löytyvät Procountorissa muistiotositteena.
Viedäänkö kuititkin suoraan Procountoriin?
Kyllä, kuitti PDF siirtyy kulujen mukana Procountoriin. Kopio kuiteista saa ladattua kohdasta Export -> History -> Download PDF. Kuitteja säilytetään Zevoyn järjestelmässä kuusi vuotta.