Aloita määrittämällä tilit ja verokoodit
Zevoy Hubissa kohdassa Settings, siirry Accounting-välilehteen:
Lisää pakollinen vastatili (contra account).
Lisää accounts ja varmista, että ne vastaavat NetSuitessa olevia tilejä. Lue lisää täältä, miten lisätään kirjanpitotilejä.
Lisää VAT accounts.
Varmista, että verokoodisi on lisätty oikein ja että ne vastaavat NetSuite-verokoodiasi.
Lisää seuraavaksi kategoriat ja tagit
Kun olet lisännyt tilit (accounts) ja verokoodit (tax codes), luo kategorioita (categories), joista kortinhaltijat voivat valita ostaessaan. Varmista, että kaikilla kuluilla on kategoria ennen kuin viet ne NetSuiteen.
Luo tagit ja varmista, että ne vastaavat NetSuite:n kanssa.
Voit löytää ohjeet NetSuite-tagit tuontiin tästä.
Integraation aktivointi asennuksen jälkeen
Avaa NetSuite-ympäristösi.
Zevoy Hubissa siirry kohtaan Settings ja sieltä Export.
Etsi NetSuite saatavilla olevien integraatioiden listalta ja valitse Activate.
Täytä pyydetyt kentät:
Account ID
Löydät NetSuite-tilitunnuksen kohdasta Setup → Company → Company Information. Tili-ID löytyy myös NetSuite-alkusivun URL-osoitteesta, heti "app.netsuite.com" jälkeen. Esimerkiksi, jos URL on “1234567.app.netsuite.com”, tili-ID on 1234567.Client ID ja Client Secret
Nämä tiedot saat luomalla Zevoy-integraation NetSuiteen. Siirry kohtaan Setup → Integration → Manage Integrations → New. Nimeä integraatio jollain, jonka muistat myöhemmin (esimerkiksi “Zevoy TBA” Zevoyn token-pohjaista tunnistusta varten). Varmista, että “Token-based authentication” -ruutu on valittuna. Kun painat Save, näet Client ID ja Client Secret -parametrit. Muista kopioida asiakastunnukset (Client ID ja Client Secret), koska ne eivät ole enää näkyvissä, kun poistut sivulta.Token ja Token Secret
Access-tokenin luomiseksi sinun tulee ensin määritellä, mitä oikeuksia tokenilla on. Siirry kohtaan Setup → Users/Roles → Manage roles → New. Nimeä rooli jollain, jonka muistat myöhemmin (esim. “Zevoy Rooli”). Valitse “Web Services Only Role” -ruutu. Kun rooli on luotu, siirry kohtaan Setup → Users/Roles → Access Tokens → New. Sovellusnimenä valitse integraatio, jonka loimme vaiheessa 1. Valitse käyttäjä ja sitten valitse aiemmin luomasi Zevoy-rooli. Kun painat Save, näet Token ID ja Token Secret -parametrit. Kopioi ja liitä nämä Zevoyn tunnistautumisikkunaan (nämä eivät ole enää näkyvissä, kun poistut tästä ikkunasta).Subsidiary
Tässä voit määrittää halutun tytäryhtiön. Varmista, että käytät tytäryhtiön sisäistä tunnusta/ID:ta, ei nimeä.VAT codes
Sinun tulee määrittää ALV-koodit (VAT codes) kullekin kotimaan ALV-luokalle. Nämä kentät määrittävät, mitä ALV-koodia käytetään mihinkin ALV-prosenttiin kulussa. Voit myös pakottaa tiettyjä ALV-koodeja tietyille kategorioille määrittämällä ALV-koodin kohdassa Settings → Categories. Jos jätät ALV-koodikentän tyhjäksi Zevoyssa, ALV-koodi määritetään näiden ALV-prosenttien perusteella.Folder ID
Kun viet tietoja NetSuiteen, kuittien PDF-liite lähetetään valitsemaasi tiedostohakemistokansioon. Löydät Folder ID:n, kun viet hiiren kursorin kansiota kohti NetSuite-tiedostohallinnan käyttöliittymässä (NetSuite file cabinet).
Kun kaikki yllä olevat kentät on täytetty, klikkaa Connect to NetSuite.
Vaadittavat käyttöoikeudet
| Käyttöoikeudet/Permissions | Taso/Level |
Tapahtumat/Transactions: | Tee kirjauskatsaus/Make Journal Entry | Luo/Create |
Listat/Lists: | Tilit/Accounts | Katso/View |
| Luokat/Classes | Katso/View |
| Osastot/Departments | Katso/View |
| Dokumentit ja kansiot/Documents and Files | Luo/Create |
| Sijainnit/Locations | Katso/View |
| Verotiedot/Tax Records | Katso/View |
Asetukset/Setup: | Asiakassegmentit/Customer Segments | Katso/View |
| SOAP-verkkopalvelut/SOAP Web Services | Täysi/Full |
| Käyttäjätunnukset/User Access Tokens | Täysi/Full |
Mukautetut tiedot (Custom records): Valitse ne mukautetut tiedot, kuten kustannuspaikat tai projektit, joita haluat käyttää Zevoyssa. Zevoy tarvitsee näille vain "View"-käyttöoikeudet.
Viedä kulusi suoraan NetSuiteen
Riippuen siitä, mitkä asetukset sinulla ovat aktiivisena, tapahtumien vieminen kirjanpitoon onnistuu eri tavoin: joko Expenses- tai Export-sivun kautta.
Vie kulut Export sivun kautta
Siirry Zevoy Hubissa kohtaan Export.
Valitse haluamasi aikaraja hyväksytyille kuluillesi (Approved expenses).
Klikkaa Export to NetSuite.
Saat Success-viestin, kun kulut on viety onnistuneesti!
Vie kulut Expenses sivun kautta
Mene Zevoy Hubissa Expenses-sivulle.
Kohdasta Submitted löydät tarkistusta vaativat kulut. Muokkaa kuluja tarvittaessa, ja kun ne on tarkistettu, hyväksy ne joko yksitellen tai valitsemalla useampi.
Nyt voit luoda itsellesi vientijonon. Valitse kohteet, jotka haluat merkitä vietäviksi kohdassa Approved ja valitse Move to export queue. Kohteiden valitseminen paljastaa työkalupalkin.
Vientijono auttaa sinua seuraamaan, mitkä kohteet on merkitty vientikelpoisiksi, ja helpottaa kohteiden tarkistusta kuukauden aikana.Nyt olet valmis luomaan vientiä! Valitse Export queue-kohdassa kaikki kulut tai valitse ne, jotka haluat viedä, ja viennin vaihtoehdot tulevat näkyviin työkalupalkkiin.
Revise - siirrä valitut kohteet takaisin hyväksyttyyn tilaan.
Move to exported - et halua luoda raportteja, mutta haluat siirtää kohteet vietäväksi? Valitse Move to exported.
Preview - esikatsele raportteja ja tarkastele tiedostoa ennen vientiä. Tämä toiminto ei muuta kohteiden tilaa viennissä.
Export - valitsemalla Export, valitut kohteet viedään suoraan Netsuiteen.
Valitse Export to Netsuite!
Exported sarakkeessa voit seurata, mitä vientejä on luotu. Vihreä merkki tarkoittaa, että vienti on onnistunut.
Aiemmat viennit löytyvät kohdasta Export history. Täältä voit tarvittaessa ladata vientitiedostot uudelleen ja tarkistaa, mitkä kohteet sisältyivät mihinkin vientiin.
Jos integraatiota ei ole vielä aktivoitu tai se on deaktivoitu, sinua pyydetään lisäämään NetSuite-tilisi ID:t ja yhdistämään järjestelmät ennen kuin voit lähettää viennin.
Viennin jälkeen, mistä NetSuitessa löydän kuluni?
NetSuitessa viehi hiiren kursorin Transactions-välilehden päälle. Siirry sieltä kohtiin Financial → Make Journal Entries → List. Täältä löydät viedyt Zevoyn tapahtumat.
Huomioithan, että NetSuite-asettelusi saattaa olla räätälöity. Kuitenkin, kulut löytyvät, jos haet sanalla "Journal".