Viedyt kuluraportit ryhmitellään automaattisesti käyttäjän mukaan.
Ennen vientiä tehtävät asetukset
Yrityksen maksutiedot
Settings-sivulla siirry kohtaan SEPA Payments ja täytä yrityksesi maksutiedot.
Bank party ID on yleensä yrityksesi Y-tunnus ilman väliviivaa. Jos olet epävarma, varmista asia pankiltasi.
Kirjanpitotilit
Accounting-välilehdellä täytä tilit kohdille Debt to employees, Mileage ja Per diem.
Käyttäjien maksutiedot
Siirry Users-sivulle, avaa jokaisen käyttäjän profiili ja täytä Payment details -kohdat. On sinun ja työntekijän vastuulla varmistaa, että pankkitiedot on syötetty oikein, Zevoy ei tarkista tietojen oikeellisuutta automaattisesti.
Integraation aktivointi ja vientityypin asetus
Siirry Hubissanne kohtaan Settings → Export, valitse Activate Netsuite-riviltä ja klikkaa Connect to Netsuite.
Täytä pyydetyt kentät ja paina Connect to NetSuite.
Export type -asetuksessa määritä sekä kulukorvausten että matkalaskujen tyypiksi Integration to NetSuite.
Täytettävät kentät:
Account ID
Löytyy NetSuitessa kohdasta Setup → Company → Company Information, tai URL-osoitteesta ennen app.netsuite.com.
Client ID ja Client Secret
Luo Zevoy-integraatio NetSuitessa: Setup → Integration → Manage Integrations → New. Nimeä selkeästi (esim. “Zevoy TBA”). Ruksaa vain Token-based authentication. Tallenna ja kopioi Client ID ja Client Secret heti talteen, sillä nämä tiedot eivät näy myöhemmin.
Token ja Token Secret
Luo uusi rooli: Setup → Users/Roles → Manage roles → New, nimeä esim. “Zevoy Role” ja ruksaa Web Services Only Role.
Luo uusi token: Setup → Users/Roles → Access Tokens → New, valitse integraatio, käyttäjä ja rooli. Kopioi Token ID ja Token Secret ja lisää ne Zevoyn kirjautumisikkunaan.
Subsidiary
Käytä sisäistä ID:tä, ei nimeä.
VAT codes
Määritä ALV-koodit kotimaan ALV-luokille. Voit myös pakottaa tietyn ALV-koodin Categories-välilehden takana asetuksissa.
Folder ID
Määritä NetSuiten tiedostokansio, johon kuittien PDF:t tallennetaan (ID näkyy, kun viet hiiren kansion päälle).
Täytettyäsi vaaditut kentät, klikkaa Connect to NetSuite.
Vaaditut käyttöoikeudet NetSuitessa
| Permission | Level |
Transactions: | Make Journal Entry | Create |
| Expense Report | Create |
Lists: | Accounts | View |
| Classes | View |
| Departments | View |
| Documents and Files | Create |
| Locations | View |
| Tax Records | View |
| Currency | View |
| Employee | View |
| Expense Categories | View |
| Employee Records | View |
Setup: | Customer Segments | View |
| SOAP Web Services | Full |
| User Access Tokens | Full |
Custom records: (esim. cost centres=kustannuspaikat, projects=projektit) tarvitsevat vain View-oikeuden.
Näin viet korvaukset NetSuiteen
Hubissa siirry Travel claims- tai Expense claims -sivulle.
Submitted-välilehdellä näkyvät tarkistusta odottavat hakemukset. Tee tarvittavat muutokset (Edit) ja paina Save.
Hyväksy (Approve) ilmoitukset valitsemalla ne yksitellen tai useampi kerralla.
Siirrä hyväksytyt hakemukset Approved-välilehdeltä Export queue:hun vientiä varten (Move to export queue).
Nyt olet valmis viemään korvaukset eteenpäin kirjanpitoonne Export queue -välilehdeltä! Vie korvaukset yksitellen tai useampi kerralla. Paina oikeasta alakulmasta Export.
Bookkeeping & Payment = kirjanpitotiedosto + kuluraportit työntekijöille
All = sama kuin edellä + matkalaskujen tiedot Tulorekisteriin (vain Suomessa)
Onnistuneen viennin jälkeen kuplat muuttuvat vihreiksi ja kulut siirtyvät Exported-osioon.
Mistä löydän NetSuiteen viedyt korvaukset?
Pääset tarkastelemaan kuluraportteja seuraavasti:
Employee Center Home Links -portletissa klikkaa View & Edit Expense Reports -linkkiä.
Jos annetulla NetSuite-käyttäjälläsi on oikeus kuluraportteihin, mene kohtaan Transactions > Employees > Enter Expense Reports > List.
Lisätietoja NetSuiten omilla sivuilla luettavissa täällä.