Siirry pääsisältöön

Korvauksien vienti NetSuiteen integraatiolla

Luo työntekijöille osoitetut kuluraportit, joissa on kaikki maksamiseen ja kirjanpitoon tarvittavat tiedot.

Päivitetty yli 3 viikkoa sitten

Viedyt kuluraportit ryhmitellään automaattisesti käyttäjän mukaan.

Ennen vientiä tehtävät asetukset

  1. Yrityksen maksutiedot

    • Settings-sivulla siirry kohtaan SEPA Payments ja täytä yrityksesi maksutiedot.

    • Bank party ID on yleensä yrityksesi Y-tunnus ilman väliviivaa. Jos olet epävarma, varmista asia pankiltasi.

  2. Kirjanpitotilit

    • Accounting-välilehdellä täytä tilit kohdille Debt to employees, Mileage ja Per diem.

  3. Käyttäjien maksutiedot

    • Siirry Users-sivulle, avaa jokaisen käyttäjän profiili ja täytä Payment details -kohdat. On sinun ja työntekijän vastuulla varmistaa, että pankkitiedot on syötetty oikein, Zevoy ei tarkista tietojen oikeellisuutta automaattisesti.

Integraation aktivointi ja vientityypin asetus

  1. Siirry Hubissanne kohtaan Settings → Export, valitse Activate Netsuite-riviltä ja klikkaa Connect to Netsuite.

  2. Täytä pyydetyt kentät ja paina Connect to NetSuite.

  3. Export type -asetuksessa määritä sekä kulukorvausten että matkalaskujen tyypiksi Integration to NetSuite.

  4. Täytettävät kentät:

    1. Account ID

      Löytyy NetSuitessa kohdasta Setup → Company → Company Information, tai URL-osoitteesta ennen app.netsuite.com.

    1. Client ID ja Client Secret

      Luo Zevoy-integraatio NetSuitessa: Setup → Integration → Manage Integrations → New. Nimeä selkeästi (esim. “Zevoy TBA”). Ruksaa vain Token-based authentication. Tallenna ja kopioi Client ID ja Client Secret heti talteen, sillä nämä tiedot eivät näy myöhemmin.

    2. Token ja Token Secret

      Luo uusi rooli: Setup → Users/Roles → Manage roles → New, nimeä esim. “Zevoy Role” ja ruksaa Web Services Only Role.

      Luo uusi token: Setup → Users/Roles → Access Tokens → New, valitse integraatio, käyttäjä ja rooli. Kopioi Token ID ja Token Secret ja lisää ne Zevoyn kirjautumisikkunaan.

    3. Subsidiary

      Käytä sisäistä ID:tä, ei nimeä.

    4. VAT codes

      Määritä ALV-koodit kotimaan ALV-luokille. Voit myös pakottaa tietyn ALV-koodin Categories-välilehden takana asetuksissa.

    5. Folder ID

      Määritä NetSuiten tiedostokansio, johon kuittien PDF:t tallennetaan (ID näkyy, kun viet hiiren kansion päälle).

  5. Täytettyäsi vaaditut kentät, klikkaa Connect to NetSuite.

Vaaditut käyttöoikeudet NetSuitessa

Permission

Level

Transactions:

Make Journal Entry

Create

Expense Report

Create

Lists:

Accounts

View

Classes

View

Departments

View

Documents and Files

Create

Locations

View

Tax Records

View

Currency

View

Employee

View

Expense Categories

View

Employee Records

View

Setup:

Customer Segments

View

SOAP Web Services

Full

User Access Tokens

Full

Custom records: (esim. cost centres=kustannuspaikat, projects=projektit) tarvitsevat vain View-oikeuden.

Näin viet korvaukset NetSuiteen

  1. Hubissa siirry Travel claims- tai Expense claims -sivulle.

  2. Submitted-välilehdellä näkyvät tarkistusta odottavat hakemukset. Tee tarvittavat muutokset (Edit) ja paina Save.

  3. Hyväksy (Approve) ilmoitukset valitsemalla ne yksitellen tai useampi kerralla.

  4. Siirrä hyväksytyt hakemukset Approved-välilehdeltä Export queue:hun vientiä varten (Move to export queue).

  5. Nyt olet valmis viemään korvaukset eteenpäin kirjanpitoonne Export queue -välilehdeltä! Vie korvaukset yksitellen tai useampi kerralla. Paina oikeasta alakulmasta Export.

    • Bookkeeping & Payment = kirjanpitotiedosto + kuluraportit työntekijöille

    • All = sama kuin edellä + matkalaskujen tiedot Tulorekisteriin (vain Suomessa)

  6. Onnistuneen viennin jälkeen kuplat muuttuvat vihreiksi ja kulut siirtyvät Exported-osioon.

Vastasiko tämä kysymykseesi?