Adminit voivat nyt varmistaa, että jokaisessa kulussa ja korvaushakemuksessa on kaikki tarvittavat tiedot ennen kuin se päätyy hyväksyntäjonoon.
Mitä voit asettaa pakolliseksi?
Kuittitiedot: Varmista, että jokaisessa kulussa on ostotodiste ennen lähettämistä.
Kategoriat: Varmista, että jokaisessa kulussa on kirjanpitotiedot liitettynä.
Selitteet: Voit asettaa nämä “Ei pakollinen” ("Not mandatory"), “Aina pakollinen” ("Always mandatory") tai “Pakollinen valituissa kategorioissa” ("Mandatory with selectd categories").
Jos valitset Hubin asetuksissa “Mandatory with selected categories”, sinua pyydetään valitsemaan ne kategoriat, joissa selite on pakollinen.
Tagit: Aseta tagit pakollisiksi paremman projektien tai kustannuspaikkojen seurannan mahdollistamiseksi. Jos sinulla on paljon tageja, valitse ne, jotka haluat asettaa pakollisiksi.
Mikäli käyttäjä yrittää lähettää kulun puutteellisilla tiedoilla, sovellus näyttää tarkasti, mitä tulee täydentää, jotta kulu tai korvaus voidaan lähettää eteenpäin.
Pakollisten kenttien määrittäminen
Admin-käyttäjät voivat määritellä koko organisaation laajuiset vaatimukset kaikille kululähetyksille seuraavasti:
Avaa asetukset: Kirjaudu Zevoy Hubiin ja siirry kohtaan Settings > Mandatory Fields.
Määritä vaatimukset: Voit mukauttaa seuraavia kenttiä yksinkertaisilla painikkeilla:
Säännöt lähetystä, eli Submittausta, varten
Kortinhaltijat (Employee-käyttäjät): Käyttäjiä estetään lähettämästä kulua, mikäli jokin pakollinen kenttä on tyhjä. Käyttöliittymä näyttää selkeän ohjeen siitä, mitä tulee täyttää.
Adminit: Joustavuuden säilyttämiseksi Admin-käyttäjät voivat silti lähettää kulun eteenpäin hyväksyttäväksi, vaikka pakollinen tieto puuttuisi.
Pro-vinkki: Käytä “Mandatory with selected categories” esimerkiksi matkojen tai asiakastilaisuuksien kohdalla, jotta saat aina tarvittavan kontekstin verovaatimusten noudattamiseksi ilman, että pienet arkipäivän ostokset hidastuvat.