Miten se toimii?
Admin-käyttäjänä voit määrittää työntekijöiden kuluille verifioijia. Määritetyt verifioijat voivat tarkistaa kulut ja korvausvaatimukset ennen niiden lopullista hyväksyntää. Kulut ja korvausvaatimukset voidaan tarkistaa sekä sovelluksessa että Hubissa roolista riippumatta.
Mitä tarkoittaa, jos monen henkilön on verifioitava yhden henkilön kulut?
Jos tiukka vahvistus on käytössä, kaikkien määritettyjen Verifiers-käyttäjien on verifioitava kulu. Tämä tarkoittaa, että voit lisätä useita verifioijia yhdelle käyttäjälle, jolloin he kaikki osallistuvat verifiointiprosessiin.
Kulu katsotaan verifioiduksi vasta, kun kaikki määritetyt verifioijat ovat verifioineet sen. Asetuksen saa päälle Hubista esimerkiksi kohdasta Settings - Features -> 'Get peace of mind with an added layer of approval' -> Turn on.
Kuka voi olla verifioija?
Kuka tahansa valitsemasi henkilö voi olla verifioija. He voivat olla osastopäälliköitä, projektipäälliköitä, tiiminvetäjiä, johtajia jne.
Kulujen verifioiminen ja hyväksyminen
Verifioiminen (verifying) on ensimmäinen askel hyväksymisprosessissa ja verifioija voi esimerkiksi olla tiiminvetäjä tai projektipäällikkö. Lopullinen hyväksyntä (approval) tehdään Admin-käyttäjän toimesta. Kuka tahansa Admin-, Owner- tai Bookkeeper-käyttäjä voi hyväksyä kuluja.
Miten asetan ja poistan verifioijia?
Voit lisätä verifioijia käyttäjillesi näin:
Avaa toivotun henkilön profiili Hubin Users-sivulla.
Avaa Verification-välilehti.
Lisää käyttäjä, jonka kuluja kyseinen käyttäjä voi verifioida, tai lisää käyttäjä joka voi verifioida kyseisen käyttäjän kuluja.
Poista verifioija klikkaamalla kuvaketta nimen vieressä.
Kulujen verifioiminen
Verifiointia odottavat kulut näkyvät sovelluksen aloitusnäytöllä. Tämä toimii tehtävälistana. Kuluja voi muokata ennen niiden verifiointia tai hylkäämistä. Verifioi kaikki kulut samanaikaisesti valitsemalla 'Verify all'.
Haluatko verifioida kulut selaimessa?
Kirjaudu sisään napsauttamalla etusivun kirjautumislinkkiä tai käyttämällä tätä kirjautumislinkkiä. Siirry Review-sivulle, valitse tai avaa kulu ja klikkaa 'Verify'!
Kulujen hyväksyminen Hubissa
Admin-, Owner- tai Bookkeeper-käyttäjänä voit hyväksyä ja hylätä kuluja kohdassa Expenses > Submitted.
Hyväksy kuluja rastittamalla kulun vasemmalla puolella oleva ruutu, tai valitse kaikki kulut rastittamalla 'All' yläreunassa.
Valitse 'Approve selected' yläreunasta.
Jos haluat hylätä kulun, avaa kyseinen kulu ja valitse 'Reject'.
Milloin kulu pitäisi hylätä?
Voit hylätä kulun, jos esimerkiksi kuitti tai muut tarvittavat tiedot puuttuvat tai ovat virheellisiä. Tämä lähettää sen takaisin käyttäjän sovellukseen, jolloin hänellä on mahdollisuus muokata kulua.