Automaattisen laskutuksen avulla Adminit voivat määrittää laskutuksen rajat ja summat joko tilin vähimmäissaldon perusteella tai kuukausittaisen täydennyssuunnitelman mukaisesti. Automaattinen laskutus on saatavilla toistaiseksi vain e-laskutuksena suomalaisille yhtiöille.
Huomioithan, että kaikki automaattisesti luodut laskut ovat pro forma -laskuja, eivätkä ne ole juridisesti sitovia, joten Zevoy ei koskaan pyydä maksamaan niitä, eivätkä nämä laskut mene perintään.
Miten automaattinen laskutus toimii
Adminit voivat määrittää automaattisen laskutuksen kahdella eri tavalla:
1. Määritettyyn rajaan perustuva automaattinen laskutus
Järjestelmä luo laskun automaattisesti, kun tilin saldo laskee ennalta määritetyn kynnysarvon alapuolelle.
Lasku kattaa ennalta määritetyn summan, jotta varat täyttyvät nopeasti.
Esimerkki:
Yritys käyttää kuukausittain 50 000 € Benefitseihin.
Admin-käyttäjä määrittää rajaksi 10 000 € ja laskutussummaksi 40 000 €.
Kun saldo saavuttaa 10 000 € tai alittaa sen, järjestelmä luo laskun summalle 40 000 €.
2. Kuukausittainen täydennyslaskutus
Sen sijaan, että laskutus perustuu saldon määritettyyn rajaan, järjestelmä luo laskun kerran kuukaudessa.
Laskun summa lasketaan vähentämällä käytetty summa ennalta määritetystä kuukausittaisesta rahastosta.
Esimerkki:
Yritys haluaa pitää tilillä 50 000 € kuukausittain.
Yritys käyttää kuukauden aikana 22 000 €.
Kuukauden lopussa järjestelmä luo laskun, summana 28 000 €, jotta saldo palautuu 50 000 €.
Automaattisen laskutuksen käyttöönotto
1. Siirry automaattisen laskutuksen asetuksiin
Kirjaudu sisään Zevoy Hubiin.
Siirry kohtaan Settings > Account.
Etsi Zevoy Benefits Auto-Invoicing -osio.
Paina Edit auto-invoicing settings. Huomioithan, että tämä vaihtoehto näkyy aktiivisena vain, jos teillä on käytössänne e-laskutus Hubissa.
2. Ota automaattinen laskutus käyttöön
Paina 'ON' Auto-Invoicing -kohdalla
3. Valitse laskutusmenetelmä
Määritetyn arvon laskutus: Valitse "When a certain threshold is reached" ja syötä Threshold Sum sekä Top-Up Sum.
Kuukausittainen täydennys: Valitse "To retain a certain limit of funds" ja syötä Total Limit Sum ja Invoice Day*.
*Suosittelemme valitsemaan esim. kuukauden 1. päivän. Järjestelmä lähettää laskun vain, jos valittu päivä esiintyy kyseisessä kuussa. Esim., jos valitset laskutuspäiväksi kuukauden 31. päivän, et saa laskua niinä kuukausina, joissa ei ole 31 päivää (esim. helmikuu). Tällöin laskutus kyseiseltä kuukaudelta jää kokonaan väliin.
4. Tallenna muutokset
Napsauta Save Changes, jotta automaattinen laskutus aktivoituu.
Kun automaattinen laskutus on aktivoitu, laskut luodaan määritettyjen asetusten mukaisesti.
Automaattisen laskutuksen poistaminen käytöstä
Jos automaattinen laskutus poistetaan käytöstä, järjestelmä lopettaa laskujen luomisen välittömästi.
Jos lasku on jo käsittelyssä, se saatetaan silti lähettää riippuen laskutuksen poistamisen käytön ajoituksesta. Huomaa, että laskut voidaan aina poistaa organisaationne ostoreskontrasta.