Miten se toimii?
Admin-käyttäjänä voit määrittää työntekijöiden kuluille vahvistajia. Määritetyt vahvistajat voivat tarkistaa kulut ja korvausvaatimukset ennen niiden lopullista hyväksyntää. Kulut ja korvausvaatimukset voidaan tarkistaa sekä sovelluksessa että Hubissa roolista riippumatta.
Mitä tarkoittaa, jos monen henkilön on vahvistettava yhden henkilön kulut?
Jos tiukka vahvistus on käytössä, kaikkien määritettyjen Verifiers-henkilöiden on hyväksyttävä kulu. Tämä tarkoittaa, että voit lisätä useita Verifiers-henkilön yhdelle käyttäjälle, jolloin he kaikki osallistuvat vahvistusprosessiin. Kulu katsotaan vahvistetuksi vasta, kun kaikki määritetyt Verifiers-henkilöt ovat hyväksyneet sen. Asetuksen saa päälle Hubista esimerkiksi kohdasta Settings - Features - Get peace of mind with an added layer of approval - Turn on.
Kuka voi olla vahvistaja?
Kuka tahansa valitsemasi henkilö voi olla vahvistaja. He voivat olla osastopäälliköitä, projektipäälliköitä, tiiminvetäjiä, johtajia jne.
Kulujen vahvistaminen ja hyväksyminen
Vahvistaminen (verifying) on ensimmäinen askel hyväksymisprosessissa ja vahvistaja voi esimerkiksi olla tiiminvetäjä tai projektipäällikkö. Lopullinen hyväksyntä (approval) tehdään Admin-käyttäjän toimesta. Kuka tahansa Admin- tai Bookkeeper-käyttäjä voi hyväksyä kuluja.
Miten asetan ja poistan vahvistajia?
Voit lisätä vahvistajia käyttäjillesi näin:
Avaa toivotun henkilön profiili Hubin Users-sivulla.
Avaa Verification-välilehti.
Lisää käyttäjä, jonka kuluja kyseinen käyttäjä voi vahvistaa. TAI lisää käyttäjä joka voi vahvistaa kyseisen käyttäjän kuluja.
Poista vahvistajia klikkaamalla kuvaketta nimen vieressä.
Kulujen tarkistaminen
Tarkistusta odottavat kulut näkyvät sovelluksen aloitusnäytöllä. Tämä toimii sinulle tehtävälistana. Kuluja voi muokata ennen niiden vahvistamista tai hylkäämistä. Vahvista kaikki kulut samanaikaisesti valitsemalla Verify all.
Haluatko tarkistaa kulut Hubissa?
Kirjaudu sisään napsauttamalla etusivun kirjautumislinkkiä tai käyttämällä tätä kirjautumislinkkiä. Siirry Review-sivulle, valitse tai avaa kulu ja klikkaa Verify!
Miten kulut hyväksytään Hubissa:
Voit hyväksyä ja hylätä kuluja kohdassa Expenses > Submitted.
Hyväksy kuluja rastittamalla kulun vasemmalla puolella oleva ruutu, tai valitse kaikki kulut rastittamalla All yläreunassa.
Valitse Approve selected yläreunasta.
Jos haluat hylätä kulun, avaa kyseinen kulu ja valitse Reject.
Milloin kulu pitäisi hylätä?
Voit hylätä kulun, jos esimerkiksi kuitti tai muut tarvittavat tiedot puuttuvat tai ovat virheellisiä. Tämä lähettää sen takaisin käyttäjän sovellukseen, jolloin hänellä on mahdollisuus muokata kulua.